Тема письма: конкретная и предметная. "Вопрос по договору 47 от марта" - хорошо. "Вопрос" или пустая тема - плохо. По теме должно быть понятно, о чем письмо, не открывая его.

Обращение: на "Вы" с заглавной буквы, по имени и отчеству если знаете, по имени если переписка уже идет в неформальном тоне. Никакого "Здравствуйте!" в отрыве - сразу "Здравствуйте, Андрей Викторович".

Тело: один абзац - одна мысль. Если вопросов несколько - нумеруй. Не пиши стену текста.

Подпись: имя, должность, контакты. Никаких мотивационных цитат и картинок в подписи корпоративного письма.

Время ответа: в пределах рабочего дня если письмо пришло утром. Максимум 24 часа в рабочие дни. Если не можешь ответить сразу - напиши что получил и вернешься с ответом.

Чего нельзя: капс, восклицательные знаки пачками, смайлики (пока не понял культуру конкретной компании), "срочно" в каждом письме, reply all без необходимости, пересылать чужую переписку третьим лицам.

Настоящее корпоративное письмо согласно общепринятым стандартам деловой документации должно включать: реквизиты отправителя в заголовке, корректное приветствие с использованием обращения, соответствующего статусу адресата, изложение существа вопроса в официально-деловом стиле без употребления разговорных оборотов, заключительную фразу вежливости и подпись с реквизитами. Рекомендуется изучить ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация".

Добавлю про тему, потому что выше написали верно, но не полностью. Тема должна меняться если меняется суть переписки. Если начали с обсуждения договора, а потом перешли на оплату - создавай новый тред. Не тащи в одну цепочку всё подряд на 30 писем, потом никто не найдет ничего.

Главное правило которое никто не пишет: перечитай письмо перед отправкой. Вслух. Если звучит странно или двусмысленно - переписывай. Большинство корпоративных конфликтов начинается с письма которое автор писал в спешке и не перечитал.