Откажись от цифровых инструментов. Они отвлекают. Берешь обычный бумажный ежедневник А5. Ручку. Все. Утром пишешь 3 главные задачи на день. Вечером вычеркиваешь. Физический процесс письма ручкой задействует моторику и лучше отпечатывается в мозгу.

Вам нужно внедрить методологию Zettelkasten. Notion для этого не подходит, там иерархическая структура. Ставьте Obsidian. Стройте граф связей на основе локальных маркдаун файлов. Каждая заметка должна быть атомарной и ссылаться на другие через двойные квадратные скобки [[заметка]]. Настройте плагины Dataview и Templater. Да, кривая обучения высокая, но зато вы получите второй мозг.

Я страдал тем же самым. Перепробовал десяток приложений. Понял одну вещь: если я забыл о задаче, значит она была не важна. Наш мозг - отличный фильтр. То, что реально критично для выживания и заработка (сдать проект, заплатить налоги), вы не забудете. Вы забываете только информационный мусор. Расслабьтесь.

Почитай Максима Дорофеева "Джедайские техники". Он там очень подробно разбирает почему мы бросаем вести списки дел и как сделать так, чтобы формулировка задачи заставляла мозг ее выполнить (правило глагола в инфинитиве).

Метод GTD Дэвида Аллена.

Жиза. Я просто клею стикеры на монитор. Когда монитор заканчивается - выкидываю самые старые.