Простое правило: извиняйся когда причинил вред. Реальный, ощутимый, измеримый.

Обидел человека словом, причинил неудобство своим действием, подвел когда на тебя рассчитывали, нарушил обещание. Это ситуации когда извинение уместно.

Опоздал на минуту, не ответил за полчаса, попросил о помощи. Это не вред. Ты не должен извиняться за то что занимаешь место в пространстве. Замени "извини" на "спасибо". Вместо "извини что задержал" скажи "спасибо что подождал". Вместо "прости что беспокою" скажи "спасибо за время". Эффект на собеседника принципиально другой. Ты перестаешь позиционировать себя как виноватого и начинаешь ценить чужой вклад.

Психотерапевт тут.

То что вы описываете называется компульсивное извинение. Это не вежливость, это тревожная стратегия. Человек заранее извиняется чтобы снизить потенциальный конфликт, потому что в его модели мира любое несовершенство чревато отвержением.

Корни обычно в детстве. Если родители реагировали на ошибки ребенка непропорционально жестко (молчанием, криком, лишением любви), ребенок учится превентивно задабривать окружающих. "Я заранее признаю что плохой, не наказывайте меня."

Когда стоит извиняться по-настоящему? Когда вы осознали что ваши действия причинили страдание другому человеку и вы готовы изменить поведение. Извинение без намерения измениться это манипуляция. Вы просто сбрасываете свою вину на другого, заставляя его вас прощать.

Три компонента настоящего извинения:

1. Признание конкретного действия (не "извини если что", а "я сказал Х и это было жестоко").
2. Признание последствий для другого человека ("ты из за этого чувствовала Y").
3. Конкретный план что вы сделаете чтобы это не повторилось.

Все остальное это ритуальное "сорри" которое ничего не стоит.

Мой дед говорил: "Извиняться нужно за то, что ты сделал. А за то, кто ты есть, извиняться нельзя."

Когда тебе за 50 начинаешь понимать что он был прав. Мы извиняемся за свое существование. За то что заняли чье то время, за то что имеем свое мнение, за то что чего то не знаем. Это не извинения. Это отказ от себя.

Просить прощения стоит когда ты подвел того, кто на тебя положился. Когда ты мог поступить иначе и знал это. Когда ты выбрал свое удобство в ущерб другому. Все остальное это светский шум.

Никогда не извиняйся. Серьезно. Извинение это признание слабости и передача власти другому человеку. Ты буквально говоришь "ты имеешь право меня судить".

Если сделал плохо, исправь последствия молча. Действия громче слов. А формальное "прости" это дешевый способ откупиться от ответственности.

У японцев есть отдельные слова для разных степеней извинения. Sumimasen (формальное, типа "простите за беспокойство"), gomen nasai (личное, "мне жаль"), moushiwake arimasen (глубокое, "нет мне оправдания"). И каждое используется строго в своем контексте.

В русском языке все свалено в одно "извини/прости", поэтому и путается формальная вежливость с реальным раскаянием. Может стоит разделить для себя. "Извини" для бытовых мелочей (пройти мимо, отвлечь вопросом). "Прости" для ситуаций когда реально причинил боль.

Мне когда то сказали фразу которая перевернула мое отношение к этому. "Если ты извиняешься за все, ты не извиняешься ни за что." Девушка права, ты обесцениваешь слово.

Я для себя решил так: если через неделю буду об этом помнить и жалеть, значит стоит извиниться. Если забуду через час, значит и извиняться не за что было.

подпишусь под вопросом, у меня та же проблема. коллеги уже шутят что я извиняюсь за то что извиняюсь. пробовал отслеживать сколько раз за день говорю "извини" - насчитал 27 раз за рабочий день. двадцать семь!!