Спокойно, без паники. Любой анализ процессов начинается с фиксации текущего состояния, модели Как есть (As Is). Не пытайтесь сразу что то менять в программе или регламентах, сначала зафиксируйте реальность.

1. Определите границы процесса. В вашем случае это: Старт - клиент внес предоплату за кухню/шкаф, Финиш - мебель собрана у клиента и подписан акт.

2. Проведите интервью "на ногах". Спуститесь в цех раскроя, поговорите с технологом, менеджерами по продажам, закупщиком. Спросите каждого: "Что конкретно ты делаешь, когда прилетает заказ? Какую бумажку или файл ты получаешь и кому передаешь дальше?". Вы увидите, что менеджер уверен, будто отправляет спецификацию в CRM, а снабженец ищет ее на бумажке в углу стола.

3. Отрисуйте схему. Не лезьте в сложные нотации типа BPMN, вы там утонете. Возьмите Miro или Lucidchart, нарисуйте простые квадратики действий и стрелочки между ними. Сразу отмечайте проблемные зоны красным цветом (например, "согласование фурнитуры идет в Ватсапе без фиксации"). На этой карте сразу станут видны ваши бутылочные горлышки.

Для систематизации процесса выполните следующие действия строго по регламенту:

1. Назначьте владельца процесса, ответственного за конечный KPI.

2. Соберите все должностные инструкции и карты технологических процессов цеха.

3. Проведите хронометраж операций на ключевых участках производства.

4. Постройте матрицу RACI для разграничения ответственности на стыках отделов.

5. Выявите отклонения фактического выполнения задач от утвержденных регламентов компании.

Просто нарисуй путь заказа на доске маркером вместе со старшим мастером и технологом. Обозначь шаги: замер, проект, закупка, распил, присадка, сборка. Напиши под каждым шагом, кто за него отвечает и сколько дней это занимает. Все дыры в логистике вылезут сами.

Без нормального внешнего аудита вы тут ничего не сделаете. Сами внутри компании вы не увидите косяков, потому что привыкли так работать годами. Нужно нанимать консультантов по бережливому производству, чтобы они поставили вам нормальный учет.